Leistungskatalog WEG-Verwaltung

• Durchführung einer Verwaltertätigkeit als entgeltliche Geschäftsbesorgung nach § 675 BGB
• Übernahme von disponierenden, informierenden und kontrollierenden Aufgaben einer Verwaltung
• Sicherstellung der Versorgung und Entsorgung der Wohnungs-und Teileigentumsanlage
• Pflege und Weiterführung der notwendigen Verwaltungsunterlagen
• Übernahme von Verwaltungsunterlagen bei Verwalterwechsel
• Erstellung von Grundlagenunterlagen einer Verwaltung (Amtsübernahme)
• Einrichtung und Weiterführung einer Ablageordnung für Verwaltungsunterlagen
• Herausgabe aller übernommenen, erlangten und erstellten Verwaltungsunterlagen nach Beendigung der Verwalterlaufzeit
• Gewährung von Einsicht in die Verwaltungsunterlagen bei Verwalterwechsel
• Erstellung von Auskunftsunterlagen für Wohnungseigentümer und berechtigte Interessenten in Verwaltungsangelegenheiten zu vereinbarten Zeiträumen
• Durchführung von Informations- und Beratungsgesprächen mit dem Verwaltungsbeirat
• Durchführung turnusgemäßer Objektbesichtigungen
• Abwehr von Störungen und Schäden innerhalb und außerhalb des Wohnungseigentums
• Entgegennahme von Beschwerden und Schlichtungsbemühungen bei Streitigkeiten von Eigentümern untereinander bzw. mit Nutzern

• Beteiligung an einem Verfahren nach § 43 WEG auf Antrag eines Wohnungseigentümers oder des Verwalters über die Rechte und Pflichten des Verwalters bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
• Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind
• Treffen von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteiles erforderlich sind
• Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft gerichtlich oder außergerichtlich in Angelegenheiten der laufenden Verwaltung sowie gerichtliche und außergerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen
• Durchführung von Obliegenheiten der Eigentümergemeinschaft
• grundstücks- und baurechtlicher Art
• nachbarschaftsrechtlicher Art
• abgabenrechtlicher Art
• mit Behörden und Versorgungsunternehmen
• Abschluss und Auflösung von Dienstleistungs- und Lieferantenverträgen im Namen der Wohnungseigentümer
• Abschluss, Kündigung, Änderung und Überwachung von Versicherungsverträgen im Namen der Wohnungseigentümer
• Mitwirkung bei der Abwicklung von Versicherungsfällen im Gemeineigentum
• Abgabe von Erklärungen zur Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, Rundfunk- und Fernseheinrichtung oder eines Energieversorgungsanschlusses eines Wohnungseigentümers erforderlich sind

• Vorbereitung einer ordentlichen Eigentümerversammlung
• Festlegung der Tagesordnung einer Eigentümerversammlung
• Abhalten einer Wohnungseigentümerversammlung
• Versammlungsleitung einschließlich Beschlussvorbereitung, Beschlussformulierung und Abstimmung einer ordentlichen Eigentümerversammlung
• Erstellung von Protokollen der Eigentümerversammlungen

• Führung, Pflege und Bereithaltung der Niederschrift sowie der richterlichen Entscheidung in Sachen Eigentümerversammlung
• Gewährung von Einblick in die Niederschriften bei Nachweis von berechtigtem Interesse

• Vorbereitung und Durchführung von Beschlussfassungen im schriftlichen Umlaufverfahren
• Beteiligung an einem Verfahren nach § 43 WEG auf Antrag eines Wohnungseigentümers oder des Verwalters über die Gültigkeit von Beschlüssen der Wohnungseigentümer
• Vollzug von Beschlüssen und Vereinbarungen der Eigentümergemeinschaft im Bereich der ordnungsgemäßen Verwaltung
• Nutzer von Eigentumswohnungen auf Einhalten übernommener Pflichten hinweisen und über vorhandene Rechte informieren
• Überprüfung der Einhaltung der Hausordnungen, Gebrauchs- und Nutzungsregelungen bei Objektbegehungen

Abwicklung kaufmännischer Arbeiten

• Auftragsvergabe
• Zahlungsaufträge
• Abbuchungsermächtigungen und Daueraufträge
• Rücklagen und Rückstellungen
• Einrichtung und Pflege der kaufmännischen Verwaltungsunterlagen
• Einrichtung des Lastschriftverkehrs zum Inkasso des Hausgeldes und der Sonderumlagen
• Einrichtung und Führung von Girokonten/Betriebskonten sowie Anlagenkonten getrennt vom Vermögen des Verwalters und objektbezogen
• Einrichtung und Pflege einer auf kaufmännischen Grundlagen basierenden Buchhaltung

Rechnungskontrolle und Anweisungen

• periodische und nicht periodische Leistungen
• Hauswartkasse, Waschmarkenabrechnung, Abrechnung von Gemeinschaftseinrichtungen
• Mieten und Pachten des Gemeinschaftseigentums
• Betriebskosten und Bewirtschaftungskosten
• Wohngeld und Wohngeldveränderungen
   

Erstellung eines Vermögensstatus

• Kontrolle und Prüfung maschinell durchgeführter Buchungen
• Durchführung von Geldanlagen nach Eigentümerbeschluss
• Einleitung von Mahnverfahren für rückständige Wohngelder, Sonderumlagen und Abrechnungsfehlbeträge

Aufstellung des Wirtschaftsplanes zur Beschlussfassung

• mit Festlegung der Ausgaben und Einnahmen
• mit Kostenschätzung der Bewirtschaftungs- und Betriebskosten
• mit Aufteilung der Kosten in rechtsgültiger Form
• mit Verabschiedung durch die Eigentümerversammlung
• mit Mitteilung an die Einzeleigentümer einschließlich Verpflichtung zur Vorschussleistung
   

Abrechnung über den Wirtschaftsplan

• mit Belegprüfung und Belegpflege
• mit Festlegung der Abgrenzungsposten
• mit Mitteilung an die Einzeleigentümer und Ausweisung von Schuld- und Guthabensalden
• mit Verteilung von Überschüssen oder Nachforderung von Nachschüssen

Mitwirkung und Vorbereitung einer Rechnungslegung

• Festlegung und Vorbereitung von Sonderumlagen
• Berechnung der Kostenverteilung nach Schlüsselverfahren
• Vorbereitung der Änderung einer Kostenverteilung nach Schlüsselverfahren
• Vorbereitung der Unterlagen des Wirtschaftsplanes und der Abrechnung zur Prüfung durch den Verwaltungsbeirat oder durch die Rechnungsprüfer, Information des Beirates und der Prüfer bei auftretenden Fragen

• Einleitung von technischen Sofortmaßnahmen zur Instandsetzung in dringenden Fällen
• Periodische Begehung des Wohnungseigentumsobjektes/Gemeinschaftseigentums
• mit Erkennen sichtbarer Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
• mit Bedarfsfeststellung/Bedarfsanalyse vorhandener Instandhaltungs-/Instandsetzungsarbeiten mit Kostenvoranschlägen der Handwerker als Unterlagen für Wirtschaftsplan und Beschlussfassung
• Abschluss und Überwachung von Wartungs- und Pflegeverträgen für Gemeinschaftseigentum

• Ausschreibung der Routine- und Wiederholungsarbeiten der Instandhaltung
• Prüfung der eingegangenen Angebote
• Vergabe von technischen Aufträgen nach Eigentümerbeschluss
• Rechnerische Rechnungsprüfung technischer Aufträge und sachliche Prüfung auf Übereinstimmung mit Ausschreibungstext
• Technische Mitwirkung bei der Betriebskostenverteilung
• Vorbereitungsmaßnahmen zur Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung einschließlich Beschlussvorlage
• Veranlassung der Ausführung von Kleinreparaturen im Rahmen der Verwalterbefugnis einschließlich Kleinteillagerhaltung